Авансовый отчет как форма подтверждения целевого расходования средств

В бухгалтерской сфере существует много видов отчетной документации, все они регламентируются законодательством в сфере финансов. Ведение такой документации есть строго обязательным. Одним из видов обязательной финансовой отчетности любой организации или фирмы есть авансовый отчет. Что это за документ?

Авансовый отчет – документ, который подтверждает целевое расходование выданных денежных средств авансом из кассы какому либо работнику для для осуществления его профессиональных обязанностей или для приобретения необходимых материалов или оборудования. На оборотной стороне формы лицо, которое отчитывается о выданных ему средствах записывает перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Авансовый отчет как форма подтверждения целевого расходования средств

К таким документам относится:

— командировочный лист;
— квитанции,билеты на транспорт;
— чеки на товары и другие оправдательные документы и суммы затрат по ним (в авансовом отчете графы 1 — 6).

Работник, получивший аванс, нумерует документы, которые прилагает к авансовому отчету, в том порядке, в каком записал их в отчет. После предоставления всех документов, работник бухгалтерии проверяет правильность целевой траты средств, и прикрепленные документы, подтверждающие произведенные расходы, правильность их заполнения, подсчитывает сумму, и на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Данные по иностранной валюте заполняются только в том случае, если подотчетному лицу выдавали денежные средств в иностранной валюте и это не шло в разрез с установленным порядком и согласно действующему законодательству.

После проверки авансовый отчет утверждает руководитель предприятия или уполномоченный им работник и принимает к учету. Если у работника, получившего аванс, остается остаток средств, или неиспользованный аванс, то он сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если же, лицо получившее аванс, совершило перерасход средств с подтверждающими документами, то по авансовому отчету ему выдается перерасход по расходному кассовому ордеру. На основании заполненного и утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Авансовый отчет заполняется самим работником по специальной утвержденной форме АО-1.

При оплате работ, услуг или покупке товаров у юридических и физических лиц,составляется авансовый отчет и прилагаются следующие документы:

— накладной;
— товарного чека;
— счета-фактуры;
— квитанции;
— фискальные чеки;
— акты приема-передачи ;
— закупочные акты с рынка;

В некоторых организациях авансовые отчеты подписывает только бухгалтер без утверждения руководителем предприятия. Это не правильно. Авансовый отчет обязательно должен утверждаться руководителем.

Добавить комментарий

(*) Required, Your email will not be published